Drie tips voor efficiënter ERP-onderhoud

Voor de marketingafdeling is een goed ERP-systeem een must. Steeds meer ERP-systemen bieden daarom de mogelijkheid om Magento Marketing- en verkooptools in te stellen. Vooral voor webshops mogen we de kracht van een goed ERP-systeem niet onderschatten. Toch blijkt enerzijds een geschikte implementatie van het ERP-systeem noodzakelijk te zijn, terwijl anderzijds ook een goed onderhoud ervan cruciaal is. In dit artikel herhalen we eerst even wat ERP nu weer net is en geven we vervolgens drie tips voor een efficiënter ERP-onderhoud.

ERP-software in een notendop

Een van de eerste vragen die we ons moeten stellen, is: wat is ERP? In feite is een ERP-systeem niets meer of minder dan een programma dat de beschikbare data in de onderneming centraliseert, de diverse bedrijfsprocessen met elkaar in verbinding brengt en een aantal taken automatiseert. Als marketeer krijg je met andere woorden ook toegang tot de verkoopcijfers, terwijl je eveneens beroep kan doen op rapportages en realtime data.

Opdat het ERP-systeem een succes wordt, moet het succesvol worden geïmplementeerd. Bovendien is op lange termijn ook een efficiënt ERP-onderhoud noodzakelijk. Onderstaande drie tips moeten dat mogelijk maken.

# 1. Noteer opmerkingen en communiceer

Een ERP-systeem kwam er meestal om een aantal pijnpunten binnen de onderneming weg te werken. Hiernaast is het ook gewoon het gevolg van de veranderende omgeving waarin men onderneemt. Het zou nogal onlogisch zijn dat we het ERP-systeem vervolgens laten stagneren.

Werk ook als marketeer proactief mee aan het onderhoud van het ERP-systeem door zelf opmerkingen, verbeterpunten en problemen te noteren en dit ook tijdig mee te delen. In het kader van een ERP-onderhoud zal men jaarlijks een verbeteranalyse (laten) opstellen. Zorg dat de opmerkingen van de marketingafdeling ook in de verbeteranalyse worden opgenomen. Door op gepaste tijden te communiceren, voorkom je dat men nadien halsoverkop moet ingrijpen.

# 2. Opleiden van nieuwe personeelsleden

Personeelsleden komen en gaan. Na verloop van tijd gaat de kennis van het ERP-systeem dan ook verloren. Dit is het moment waarop de eerste Excel-bestandjes verschijnen, bijvoorbeeld om te noteren welke vroegere klanten al via direct mail werden gecontacteerd. Zonder dat men het weet, zaagt men met dergelijke bestandjes aan de fundamenten van het ERP-systeem en draagt men opnieuw bij aan de complexiteit binnen de onderneming.

Dit is het moment om de alarmbel te luiden, in te zetten op opleidingen en afspraken te maken. Bij een geschikte ERP-implementatie focust men immers ook op het enthousiasmeren en het opleiden van medewerkers, waarom zou dit bij het ERP-onderhoud dan achterwege mogen blijven?

# 3. Overleg met andere afdelingen

ERP-systemen moeten de grenzen tussen verschillende afdelingen doen vervagen. Toch vergt dit de nodige aanpassingstijd. Vooral in de beginfase is het niet ongewoon dat de virtuele eilandjes nog even blijven voortbestaan. Dit kan soms voor problemen zorgen, zeker indien er op een andere manier met het ERP-systeem en de gedeelde data wordt omgegaan. Durf daarom met de andere afdelingen te overleggen en zoek samen naar een middenweg. Is zo’n middenweg maar moeilijk te vinden? Dan heb je meteen een opmerking te pakken die je bij het opstellen van de verbeteranalyse dient te communiceren. Zo zie je maar: ook als marketeer kan je bijdragen aan een efficiënter ERP-onderhoud.

Dit reclame-artikel is geplaatst door (SanderW013), gegevens zijn bekend bij en geverifieerd door de beheerder van deze website.